Für viele ist die E-Rechnung ( Veröffentlichung BMF vom 15.1024: lesen ) noch immer ein Buch mit 7 Siegeln, aber hier verbirgt sich tatsächlich großes Potential für echte Einsparungen. Es besteht die reale Chance, zumindest in der Buchhaltung einen großen Schritt Richtung papierlosem Büro voranzukommen (und nicht nur da)! X-Pro-Nutzer werden ab Januar 2025 in der Lage sein, (via Mail) eingehende PDF-Rechnungen mit einem entspr. Datensatz (Format ZUGFeRD Standard) automatisch zunächst in einem RG-Eingangs-Ordner inklusive Validierung abzulegen, und sodann in X-Pro einzulesen. Theoretisch könnte alles vollautomatisch laufen, doch sind wir der Meinung, dass man wenigstens zu Beginn dieses neuen Verfahrens noch ein „wachsames Auge“ auf die Eingänge haben sollte. Wir haben uns zunächst auf ZUGeERD konzentriert, da hier sowohl eine sichtbare Rechnung als auch ein eingebetteter Datensatz in der gleichen Datei besteht, allerdings wäre auch das reine Datenformat X-Rechnung möglich. Dies benötigen Sie, wenn ein Kunde darauf besteht.

TOP-Effizienz-Potential „Auto-Belegtransfer“

Die meisten Buchhaltungen funktionieren noch klassisch: eine RG geht z.B. via Mail ein, dann wird sie gedruckt, evtl. zur Unterschrift in die Dokumenten-Mappe gelegt, bei Freigabe wird sie gebucht, und in einem Ordner abgelegt. Schließlich wird die gesamte Ordner-Sammlung zum Steuerberater gebracht. Doch diese Zeiten sind vorbei, wenn man den automatischen Belegtransfer zu DATEV nutzt – auf diese Weise muss tatsächlich nichts mehr gedruckt werden, alles läuft digital, bis hin zum StB und Datev (Unternehmen online erforderlich). Zieht man das konsequent durch, lassen sich Tausende pro Jahr sparen – natürlich je nach Unternehmensgröße. Neugierig geworden? Sprechen Sie uns an!